Nachhaltige Events: Tipps und Beratung für umweltbewusste Veranstaltungen und die richtige Dokumentation

Ein dreitägiger Kongress mit 1.000 Teilnehmern (grobe Schätzung, Anreisemix) verursacht durchschnittlich so viel CO2 wie 8-10 Personen (Durchschnitt Deutschland) in einem ganzen Jahr. Doch die gute Nachricht ist: Mit den richtigen Maßnahmen lässt sich dieser Fußabdruck um bis zu 70% reduzieren.

Als erfahrene Eventagentur unterstützt #teamgral dabei, Veranstaltungen nicht nur nachhaltiger zu gestalten, sondern auch die geltenden Dokumentationspflichten professionell zu erfüllen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie beide Herausforderungen souverän meistern – und dabei teilweise sogar Kosten sparen können.

Vorteile nachhaltiger Eventorganisation sind vielfältig:

• Kosteneinsparungen: Durch effizienten Energieverbrauch, Abfallreduzierung und lokalen Einkauf können auch Kosten eingespart werden.
• Imagegewinn: Ein nachhaltiges Event-Konzept kann die Reputation steigern und umweltbewusste Teilnehmer anziehen.
• Regionale Wertschöpfung: Kleine und mittlere Unternehmen in der Region werden gestärkt und gefördert.
• Innovationsförderung: Veranstalter nachhaltiger Events treiben die Entwicklung innovativer Technologien und Methoden voran.
• Vorbildfunktion: Teilnehmer, Mitarbeiter und Dienstleister werden für das Thema Nachhaltigkeit sensibilisiert und zu verantwortungsvollem Handeln inspiriert.

Doch wie können Liveevents umweltverträglicher realisiert werden? Hier einige wesentliche Stellschrauben:

• Einsatz energieeffizienter Technik und erneuerbarer Energien
• Angebot durchdachter Mobilitätskonzepte für Besucher und Logistik
• Abfallvermeidung und kreislauforientierte Materialnutzung
• Regionale Ausrichtung und lokale Wertschöpfungsketten
• Entwicklung hybrider Formate, die Präsenz- und digitale Elemente intelligent kombinieren

Aus unserer täglichen Praxis haben wir ein paar praktische Tipps für die Umsetzung zusammengetragen, denn wir begleiten unsere Eventkunden im Prozess von Beginn der Planungen bis zur Auswertung und Dokumentation im Nachgang.

Digitalisierung nutzen

• Printmaterialien durch digitale Medien ersetzen
• Event-Apps für Programme, Präsentationen und Networking anbieten
• digitale Tickets statt Papierausdrucke
• Online-Umfragen für Feedback im Nachgang

Nachhaltige Verpflegung

• Einsatz vorwiegend lokaler und saisonaler Produkte
• Einsatz von Fair-Trade-Produkten
• Nutzung kompostierbarer Materialien
• Weitergabe ggfs. übrig gebliebener Speisen direkt einplanen
• Einwegplastik vermeiden, besonders bei Wasserflaschen

Abfallmanagement

• ausreichend Recycling-Stationen aufstellen
• Abfallbehälter eindeutig kennzeichnen
• auf unnötige Geschenktüten insbesondere mit Printmaterialien verzichten
• Einsatz wieder verwendbarer / zirkulärer Materialien für Aufbau und Branding

Nachhaltige Mobilität

• Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln fördern
• Fahrgemeinschafts-Plattformen anbieten
• Shuttle-Services vom Bahnhof anbieten
• unvermeidbare CO2-Emissionen kompensieren

Das sind nur einige Tipps aus der täglichen Eventpraxis. Jedes Event ist anders, jede Location, jede Zielgruppe hat andere Anforderungen. Unser Team entwickelt gern die passende Strategie und individuellen Maßnahmen für Ihr nächstes Event!

Neue Dokumentationspflichten ab 2024: Was Sie dazu noch wissen müssen…

Mit der neuen CSR-Richtlinie (Corporate Sustainability Reporting Directive) kommen ab Januar 2024 erweiterte Nachhaltigkeitsberichtspflichten auf viele Unternehmen zu. Diese Pflicht wird schrittweise eingeführt:

• seit 2024: Große, bereits berichtspflichtige Unternehmen (500+ Mitarbeiter)
• Ab 2025: Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern oder über 40 Mio. € Umsatz
• Ab 2026: Börsennotierte KMUs und spezielle Finanzunternehmen

Und was bedeutet das für Events? Wenn ein Unternehmen unter die Berichtspflicht fällt, müssen auch die Umweltauswirkungen von Veranstaltungen dokumentiert werden. Dazu gehören:

• CO2-Emissionen durch Teilnehmeranreisen
• Energieverbrauch am Veranstaltungsort
• Abfallaufkommen und Recyclingquoten
• Ressourcenverbrauch bei Catering und Materialien
• Soziale Aspekte wie Arbeitsbedingungen und Diversität

#teamgral bietet professionelle Expertise für Ihre Nachhaltigkeitsdokumentation

Als erfahrene Eventagentur unterstützen wir Sie nicht nur bei der nachhaltigen Eventkonzeption, sondern auch gezielt bei der Erfüllung der neuen Dokumentationspflichten. In Zusammenarbeit mit der Technischen Universität München haben wir ein spezialisiertes Dokumentationstool entwickelt, das die komplexen Anforderungen der CSR-Richtlinie für die Eventbranche umsetzt.

Unser Tool ermöglicht:

• Präzise Erfassung und Berechnung aller relevanten CO2-Emissionen
• Systematische Dokumentation des Ressourcenverbrauchs
• Automatisierte Auswertungen und Vergleichsanalysen
• Fundierte Basis für Ihre CSR-Berichterstattung
• Konkrete Handlungsempfehlungen zur CO2-Reduktion

Die wissenschaftliche Expertise der TU München und unsere langjährige Praxiserfahrung ergänzen sich dabei optimal: Das Tool verbindet akademische Präzision mit praxisnaher Anwendbarkeit. So können wir unseren Kunden nicht nur bei der reinen Dokumentation helfen, sondern auch konkrete Optimierungspotenziale für künftige Veranstaltungen aufzeigen.

v.l.n.r. Katrin Strauch und Alexander Wolfrum von GRAL und Prof. Gunter Friedl, TU München

Unser Team begleitet dabei durch den gesamten Prozess:

• Systematische Datenerfassung vor, während und nach dem Event
• Professionelle Analyse aller relevanten Nachhaltigkeitsaspekte
• Erstellung aussagekräftiger Berichte und Dokumentationen
• Entwicklung konkreter Verbesserungsstrategien
• Integration der Ergebnisse in Ihre CSR-Berichterstattung

Das Tool ist dabei mehr als ein reines Dokumentationsinstrument – es ist die Grundlage für eine kontinuierliche Verbesserung Ihrer Eventkonzepte in Richtung Nachhaltigkeit. Mit jedem dokumentierten Event wächst die Datenbasis für noch präzisere Analysen und Optimierungen.

Fazit: Nachhaltigkeit als Chance

Nachhaltige Eventorganisation ist keine Option mehr, sondern eine Notwendigkeit. Eventveranstalter und -organisatoren können gutem Beispiel voranzugehen und einen wichtigen Beitrag zum Klimaschutz zu leisten. Jeder Schritt in Richtung Nachhaltigkeit zählt – für unsere Branche und für unseren Planeten.

Die neuen Dokumentationspflichten mögen zunächst als Herausforderung erscheinen, bieten aber die Chance, Veranstaltungen systematisch nachhaltiger zu gestalten. Mit professioneller Unterstützung können Sie nicht nur Ihre Berichtspflichten erfüllen, sondern auch von den Vorteilen nachhaltiger Events profitieren.

Mit professioneller Unterstützung können Sie nicht nur Ihre Berichtspflichten erfüllen, sondern auch von den vielfältigen Vorteilen nachhaltiger Events profitieren.

Der Weg zum nachhaltigen Event: So unterstützen wir Sie

Die Entwicklung nachhaltiger Eventkonzepte ist ein Prozess, bei dem jeder Schritt zählt. Als erfahrener Partner begleiten wir Sie dabei:

1. Analyse & Beratung: In einem ersten Gespräch erfassen wir Ihre spezifischen Anforderungen und identifizieren gemeinsam die wichtigsten Nachhaltigkeitspotenziale für Ihre Events.
2. Individuelle Konzeption: Darauf aufbauend entwickeln wir passgenaue Vorschläge für Ihre nachhaltigen Veranstaltungen – selbstverständlich unter Berücksichtigung der neuen Dokumentationsanforderungen.
3. Ganzheitliche Betreuung: Von der ersten Planung bis zur finalen Dokumentation steht Ihnen unser erfahrenes Team zur Seite, unterstützt durch unser gemeinsam mit der TU München entwickeltes Dokumentationstool.

Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Events nachhaltiger gestalten. Wir freuen uns auf das Gespräch mit Ihnen und beraten Sie gerne zu Ihren individuellen Möglichkeiten. Kontaktieren Sie uns unter info@gral-gmbh.de – wir melden uns zeitnah bei Ihnen.